董事长办公室主任职责
1年前 (2024-04-22)
董事长办公室主任职责山东狮克 董事长办公室主任工作流程和职责 一、负责办公室的内务工作 (一)办公环境: 确保明亮、整洁、一尘不染，家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐 1、每天清扫办公室地面卫生。
2、开窗通风10分钟。
3、清洁办公室：每天将文件归档，每周将办公桌、椅、文件柜、窗户擦拭一次。
4、清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。
5、提前烧好开水，礼节在先，备政府领导视察和董事长来办公室工作时方便及时使用。
6、每天下班关闭好门窗、电源等。
7、及时清理垃圾桶，更换新代，不让垃圾在室内过夜。
8、室内艺术品，名画定期除尘。
(二)负责文件管理: 流程齐全、分类理、处理及时、管理规范 1、对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理存放入档。
2、外来文件：填写收文处理单，及时送批和传递发放，并留下记录。
3、内部文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。
4、外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
5、内部通知、报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
6、公司各部门(单位)送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、重要的会议文件，须提醒董事长。
8、每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。
9、根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。
二、来宾接待要彬彬有礼、热情大方、素养 1、握手时微笑接待，衣着职业整洁。
2、询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。
3、索要名片。
4、及时向董事长电话或短信请示。
5、按董事长意见引见，接待(按情况给予续茶水)。
6、根据领导来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
三、会务服务 (一)董事长会议准备充分、安排周全、接待周到、组织1、会议议程的拟定。
2、确定与会人员。
3、会议通知起草和发送。
4、会议文件的准备。
5、会议场所的确认及会场布置。
6、会议签到及记录。
7、与会人员的接待工作。
(二)工作会 议 1、检查会场环境是否干净整洁。
2、检查会议通知是否到位。
3、检查会议文件准备是否齐备。
4、会议人员的接待。
5、会议期间的现场跟踪服务。
(三)做好董事长的秘书参谋 1.了解公司战略措施、发展规划等 2.跟踪董事长投资和经营战略的执行完成情况、提供分析意见及改进建议 3.协助董事长公司品牌建设、发展战略规划 4.负责董事长交办各个项目事项的材料组织，申报，进展跟进等。
记录、传达和及时汇报事项的跟踪落实 5.协助董事长处理联落与政府的各项活动 6.董事长文件和资料的建档、台账与管理 7.负责董事长各类文件资料的编辑分类建档 8.负责董事长的对外联络工作安排、接待及来电登记等 9.负责董事长工作会议安排、会议组织、会议记录及会议决议的落实跟踪 10.全面了解公司的经营信息，及时掌握董事长关注的工作事项的进展情况，提出意见及建议，做好参谋 11.负责董事长的工作日程安排，机票高铁的定票，及时处理董事长出差期间待批、已批事项的收发管理 12.完成董事长交办的临时任务。
2、开窗通风10分钟。
3、清洁办公室：每天将文件归档，每周将办公桌、椅、文件柜、窗户擦拭一次。
4、清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。
5、提前烧好开水，礼节在先，备政府领导视察和董事长来办公室工作时方便及时使用。
6、每天下班关闭好门窗、电源等。
7、及时清理垃圾桶，更换新代，不让垃圾在室内过夜。
8、室内艺术品，名画定期除尘。
(二)负责文件管理: 流程齐全、分类理、处理及时、管理规范 1、对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理存放入档。
2、外来文件：填写收文处理单，及时送批和传递发放，并留下记录。
3、内部文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。
4、外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
5、内部通知、报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
6、公司各部门(单位)送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、重要的会议文件，须提醒董事长。
8、每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。
9、根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。
二、来宾接待要彬彬有礼、热情大方、素养 1、握手时微笑接待，衣着职业整洁。
2、询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。
3、索要名片。
4、及时向董事长电话或短信请示。
5、按董事长意见引见，接待(按情况给予续茶水)。
6、根据领导来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
三、会务服务 (一)董事长会议准备充分、安排周全、接待周到、组织1、会议议程的拟定。
2、确定与会人员。
3、会议通知起草和发送。
4、会议文件的准备。
5、会议场所的确认及会场布置。
6、会议签到及记录。
7、与会人员的接待工作。
(二)工作会 议 1、检查会场环境是否干净整洁。
2、检查会议通知是否到位。
3、检查会议文件准备是否齐备。
4、会议人员的接待。
5、会议期间的现场跟踪服务。
(三)做好董事长的秘书参谋 1.了解公司战略措施、发展规划等 2.跟踪董事长投资和经营战略的执行完成情况、提供分析意见及改进建议 3.协助董事长公司品牌建设、发展战略规划 4.负责董事长交办各个项目事项的材料组织，申报，进展跟进等。
记录、传达和及时汇报事项的跟踪落实 5.协助董事长处理联落与政府的各项活动 6.董事长文件和资料的建档、台账与管理 7.负责董事长各类文件资料的编辑分类建档 8.负责董事长的对外联络工作安排、接待及来电登记等 9.负责董事长工作会议安排、会议组织、会议记录及会议决议的落实跟踪 10.全面了解公司的经营信息，及时掌握董事长关注的工作事项的进展情况，提出意见及建议，做好参谋 11.负责董事长的工作日程安排，机票高铁的定票，及时处理董事长出差期间待批、已批事项的收发管理 12.完成董事长交办的临时任务。